Les alchimistes : de la continuité dans vos rétros

Souvent, on conseille aux Scrum Masters de varier les formats de rétrospectives pour éviter la lassitude.

Pourtant, il arrive parfois que cela nuise quelque peu à la perception de la continuité des efforts et des progrès réalisés sur un projet.
Régulièrement, les équipes rencontrent des problèmes qu'elles estiment récurrents et ont l'impression de ne pas s'en sortir.

Enfin… En théorie, ça ne devrait pas arriver… Mais la différence entre la théorie et la pratique, c'est qu'en théorie il n'y en a pas !

Du coup, je me propose de vous présenter un petit exercice, que j'ai créé afin de maintenir une sorte de fil rouge au sein des rétrospectives. Il est assez orienté « résolution de problèmes », mais son aspect ludique devrait vous permettre de l'utiliser dans de nombreux contextes projet.

• des post-it de deux couleurs différentes (idéalement bleu et jaune)(1) ;
• un tableau (ou au pire un mur) pour les coller ;
• un feutre par alchimiste, pour écrire sur le tableau (si vous êtes partis sur cette option) et surtout sur les post-it. À défaut, des stylos feront l'affaire, mais visuellement certaines phases seront plus compliquées ;
• quelques enveloppes (quatre minimum) ;
• un appareil photo (optionnel).

1. Distribuez des post-it des deux couleurs aux alchimistes.

2. Timeboxez une petite séquence « réflexion personnelle », pendant laquelle les alchimistes vont faire un petit état des lieux des métaux dont ils disposent. 15-20 minutes est une durée intéressante, mais ça peut être plus long selon les projets et les alchimistes. Vous pouvez également limiter le nombre de post-it par personne.

   

   Voici les règles de ce petit « bilan » :

   - sur les post-it jaunes (ou de la couleur que vous aurez choisie), les pépites d'or donc, les alchimistes inscriront les qualités de l'équipe, les forces positives à l'œuvre sur le projet, bref tout ce qu'ils veulent conserver, car c'est précieux. Mettons ces post-it sous la dénomination de « lot de post-it A ».

   - sur les post-it bleus (ou de la seconde couleur que vous aurez choisie), le plomb donc, les alchimistes noteront tout ce qui… bah oui… plombe le projet. Les mauvaises pratiques, les défauts systémiques, etc. Mettons ces post-it sous la dénomination de « lot de post-it B ».

   - mais comme le but des alchimistes est de transformer, ils doivent, pour chaque fragment de plomb, décrire la pépite d'or qu'ils voudraient obtenir après transformation. Par exemple, si un alchimiste pense que des spécifications pas assez à jour plombent le projet, la pépite d'or qu'il doit viser serait donc quelque chose du genre « les spécifications sont constamment à jour ». Mettons ces post-it sous la dénomination de « lot de post-it C ».

3. Si vous avez un tableau, divisez-le par un trait vertical. À gauche, inscrivez quelque chose du genre « actuellement », et à droite un texte ressemblant à « après transformation ». Si vous n'avez pas de tableau, il va falloir faire fonctionner la partie de votre cerveau qui se charge de la spatialisation !

4. Chacun son tour, chaque alchimiste va placer, dans la partie gauche, les métaux correspondant à l'état actuel du projet (lots de post-it A et B). À droite, les post-it représentant les pépites d'or qu'il veut obtenir (lot de post-it C), ses « objectifs », correspondant au plomb qu'il a posé à gauche. Quand un alchimiste ajoute un morceau de plomb dans la partie gauche, il inscrit dessus, de façon bien visible un numéro. Il inscrit ensuite le même numéro sur la pépite d'or « objectif » correspondante.

5. Regroupez et fusionnez (vous êtes des alchimistes quand même !) les post-it similaires de la partie gauche, puis faites éventuellement de même avec ceux de la partie droite. Lorsque vous rassemblez des post-it, pensez bien à reporter sur chacun d'eux l'ensemble des numéros des tickets constituant l'ensemble(2).

   

   Vous avez, devant vous, l'état des lieux des forces et des faiblesses de votre projet à gauche et un idéal vers lequel tendre à droite !

6. Les alchimistes choisissent deux (plus serait ambitieux) fragments de plomb à transformer en or en premier. Vous pouvez par exemple procéder par « dot voting ».

7. Pour chacun des deux sujets, faites mener à l'équipe une discussion permettant de définir les solutions à mettre en place pour obtenir votre pépite d'or « objectif »(3).
   Bref, établissez l'équation, la formule de votre alchimie. Vous pouvez, par exemple, mettre en place une discussion articulée autour de la méthode du bâton de parole. Quelle que soit la méthode de mini brainstorming ou discussion choisie, pensez surtout bien à vérifier si la transformation de chaque morceau de plomb peut être achevée d'ici le prochain congrès des alchimistes (c.-à-d. la prochaine rétro). Si ce n'est pas le cas, c'est qu'il vous faut fragmenter les grosses pépites d'or que vous visez en pépites plus petites (c.-à-d. en objectifs atteignables d'ici la prochaine rétro).

8. Prenez deux enveloppes, mettez dans chacune un couple « fragment de plomb - pépite d'or objectif (assez petite, donc) ». Il s'agit de deux alchimies à réaliser d'ici la prochaine rétro. Vous pouvez noter, sur les enveloppes, un résumé des actions à réaliser pour mener à bien vos alchimies.

9. Certains alchimistes prennent la responsabilité de ces transformations et récupèrent donc les enveloppes.
   Vous avez donc déterminé deux actions à mener. Les attributions sont claires (détenteurs des enveloppes) et le timing également (à réaliser d'ici la prochaine rétro).

10. Dans une autre enveloppe, sur laquelle vous inscrivez « état actuel », placez tous les post-it de gauche restant encore au tableau/mur.

11. Dans une dernière enveloppe, sur laquelle vous inscrivez « après transformation », placez tous les post-it de droite restant encore au tableau/mur.

1. Retracez votre séparation gauche-droite comme décrite en étape 3.
2. Placez dans chacune des colonnes le contenu des enveloppes remplies aux étapes 10 et 11.
3. Demandez aux alchimistes qui ont récupéré une enveloppe à l'étape 9 de faire l'équation bilan de leur transformation. À ce moment, ces alchimistes décident de retirer ou d'ajouter des fragments de plomb ou des pépites d'or en fonction du résultat de la transformation dont ils avaient la charge. Attention, si on ajoute du plomb à gauche, on met une pépite d'or correspondant à droite (comme dans l'étape 2).
   C'est votre suivi des actions !
4. Tous les alchimistes peuvent désormais ajouter des métaux au tableau (en respectant toujours la règle décrite à l'étape 2).
   N'hésitez pas à rendre cette partie vivante et interactive. C'est le bilan de votre sprint !
5. Le processus peut ensuite reprendre à partir de l'étape 5.

L'objectif de ce jeu est de se rendre compte facilement des effets de l'amélioration continue sur le projet. Visuellement, on voit à chaque itération le nombre de post-it bleus évoluer (idéalement, il diminue).
Vous pouvez encore augmenter cette sensation de bonification, en prenant une photo de votre tableau/mur à la fin de l'étape 5, lors de différentes rétros utilisant ce format. Juxtaposez plusieurs de ces photos dans l'ordre chronologique pour bien mettre en avant le processus de transformation de votre plomb en or !

Évidemment, vous ne pourrez pas mener cet exercice de trop nombreuses fois consécutives. Au-delà de quatre ou cinq fois, une routine, voire une lassitude, va s'installer.
Mais au bout de ces quatre mises en avant des progrès réalisés au sein du projet, l'équipe aura sans doute pris conscience de l'importance et des impacts positifs de l'amélioration continue qu'elle mène.

Cet article a été publié avec l'aimable autorisation de SOAT, société d'expertise et de conseil en informatique.

Nous tenons à remercier Fabien pour la relecture orthographique et Marie-Hélène Delacroix pour la mise au gabarit.